Administrar É Nunca Acumular Problemas

O segredo de toda família, empresa e governo é nunca acumular problemas.

Este é o segredo da administração profissional.

Quando os problemas acumulam, o diagnóstico fica mais difícil, a solução fica mais complicada, a implementação fica mais comprometida, e a avaliação dos resultados fica bem mais questionada.

Você poderá até ter resolvido um dos seus vários problemas, mas como os outros estão piorando, você jamais saberá que uma das soluções foi encontrada.

Seus oponentes irão não somente discordar, mas mostrarão dados concretos que a situação está piorando.

Portanto, o segredo da vida é nunca permitir que problemas se acumulem.

E isto, infelizmente, é uma tarefa que pode ocupar 100% de seu tempo se você não for preparado para esta difícil tarefa.

Por isto administradores profissionais são tão necessários em empresas, governos e até para administrar conflitos familiares.

Eles se dedicam integralmente para que problemas não se acumulem, facilitando a vida de todos os envolvidos.

Como administradores conseguem sucesso numa área que tantos fracassam, empresários, empreendedores, políticos e governo?

Lei Número 1. Problemas precisam ser identificados logo que ocorrem.

Administradores irão implantar um complexo sistema de avaliação e contabilidade, para identificar todos os problemas no nascedouro. Irão estabelecer padrões, benchmarks, orçamentos, planos, para justamente identificar problemas assim que eles ocorram.

Eles estarão medindo a sua “pressão” constantemente.

Lei Número 2. Problemas precisam ser resolvidos assim que ocorrem.

Um dos problemas em empresas “administradas” por profissionais de outras áreas, é que o mundo acadêmico preza análises e decisões bem feitas, de preferência perfeitas.

Engenheiros, psicólogos, advogados, todos passaram pela experiência de terem tirado zero numa prova por um pequeno erro, ou detalhe.

Erro de aproximação às vezes, por calcular 3,9 em vez de 4,0.

Isto leva a um erro administrativo que chamamos de “analysis paralysis”.

Se todo problema for analisado à exaustão, a empresa para.

Mas no mundo acadêmico nada precisa ser feito para amanhã ou ontem.

Professores levam meses para corrigir provas dos alunos, nunca leram a lei número um acima.

Lei Número 3. Problemas precisam ser resolvidos sem termos todos os dados à nossa disposição.

Isto em engenharia e economia seria uma heresia e uma irresponsabilidade.

Como não saber todos os fatos antes de tomar uma decisão?

Por isto não é fácil ser administrador, a responsabilidade é enorme, justamente porque tomamos algumas decisões “irresponsavelmente” na terminologia de pessoas leigas.

Fazemos isto porque sabemos que não tomar uma decisão, de ficar paralisado analisando um problema à exaustão também é uma forma de ser irresponsável.

O que na realidade ocorre, não é que tomamos decisões às cegas, mas normalmente juntamos dados com diferentes níveis de precisão.

Em contabilidade isto é muito claro.

Os valores do Caixa são precisos até duas casas decimais, os centavos, mas tranquilamente somamos com os valores de Estoques e Ativo Fixo que não tem nem de perto, a mesma precisão.

Muitos empresários nem sabem que os dados dos Ativos das empresas são agregados com diferentes níveis de significância.

Os formuladores dos Acordos da Basileia não sabem que o valor do Patrimônio dos Bancos é totalmente impreciso, justamente porque não se permite no Brasil a correção monetária dos balanços.

E mesmo assim usam este valor para criar leis como os Acordos da Basileia, tema que não vou remoer mais uma vez aqui.

Lei Número 4. Uma decisão mal feita é melhor do que uma decisão não feita.

A primeira vez que eu ouvi este conselho de um dos meus professores de Harvard, tive a mesma reação que você está tendo agora.

Malucos, óbvio que estão brincando, não podem estar sérios.

O raciocínio é mais ou menos assim.

Se você tomou uma decisão errada mas rapidamente, através dos indicadores que já estabeleceu para avaliar tudo o que você faz, descobrirá que sua decisão foi equivocada.

E como você é rápido, logo irá corrigir o problema.

É uma questão de postura, mais do que de ciência.

Por isto mulheres estão cada vez mais sendo requisitadas para cargos administrativos.

Elas mais do que ninguém, sabem que problemas não podem ficar sem solução por muito tempo, enquanto o maridinho fica pensando por aí.

O problema do Brasil é que devido 50 anos de gestão acadêmica, deixamos dezenas de problemas acumularem e agora a grande discussão é qual resolver primeiro, já que não temos recursos para resolver todos.

Tudo isto exige preparo, treinamento, um código de ética, uma visão epistemológica do mundo, uma determinação e uma coragem que leva tempo para ensinar, por isto o curso de Administração não é para qualquer tipo de pessoa, não combina com alguns tipos de personalidade, especialmente os perfeccionistas, por exemplo.

Se sua empresa, seu governo ou sua ONG andam devagar, parados porque acumularam problemas demais e agora não se consegue resolvê-los, contrate um administrador profissional, alguém treinado para resolver problemas de uma forma competente.

Mas contrate antes disto tudo acontecer, porque senão será tarde demais e não haverá muito que um administrador possa fazer, a não ser lentamente fechar as portas de sua empresa ou organização.