Cada autor tem sua própria definição. Cada colaborador dentro de uma organização normalmente utiliza os termos da forma que herdou. Um diz isto, outro diz aquilo e não se chega a um consenso.

Longe de entrar em discussões filosóficas, para a qual a maioria das pessoas não dispõe de tempo, pretendemos fornecer definições simples e práticas para a utilização dos três termos. Cada um poderá se localizar por si mesmo.

As definições a seguir estão baseadas no livro Moderno Gerenciamento de Projetos do autor Dalton Valeriano (Editora Pearson, 2005).

Administração

Trata dos problemas típicos das empresas, como os recursos financeiros, recursos patrimoniais e recursos (ou talentos) humanos. É a responsável pela criação de um ambiente favorável. Palavras correspondentes: administrar, administrador.

Gerenciamento

Trata de níveis específicos da organização, como departamentos ou divisões (marketing, produção etc.) ou projetos. Palavras correspondentes: gerenciar, gerente.

Gestão

Trata de níveis especializados tanto no que diz respeito à administração quanto ao gerenciamento. Por exemplo, em projetos, temos a gestão dos custos, gestão da qualidade, gestão dos riscos etc. Palavras correspondentes: gerir, gestor.

Em português, o termo administração parece carregar algo de arcaico e pesado, enquanto que o termo gestão soa como algo moderno e flexível.

Alguns intuem que gestão é algo superior à administração e isto é verdadeiro no sentido que o termo gestão vem sendo utilizado, isto é, por envolver mais técnica, habilidade, engenhosidade. Entretanto, enquanto hierarquia dentro das organizações, a administração permanece acima da gestão.

Vamos exemplificar: quando o pessoal de RH (administração) coloca a folha de pagamento para rodar ou faz a checagem da frequência de seus colaboradores, está fazendo a pura administração, ou seja, atividades simples que não exigem maior aperfeiçoamento.

Mas, quando este mesmo pessoal de RH estabelece planos de carreira baseados em detalhados critérios de avaliação e promoção, quando promovem cursos e treinamentos de acordo com as necessidades específicas da organização e de seus colaboradores, quando entram em uma rede social para acompanhar seu pessoal, está fazendo gestão.

Até mesmo quando resolvem examinar o mapa natal de seus colaboradores para encontrar características interessantes que podem ser confirmadas e utilizadas, temos aí um legítimo trabalho de gestão, gestão de pessoas.

A administração engloba a alta administração. É a responsável pelo destino da organização como um todo. Sem o apoio da alta administração, departamentos e projetos ficam comprometidos.

No contexto de projetos, para resumir e interagir a utilização dos três termos, podemos dizer que:

o todo é gerenciado (gerenciamento) enquanto os níveis especializados são geridos (gestão).

Um projeto ocorre quando a administração proporciona um ambiente que permita e, principalmente, apóie sua realização (alinhamento ao planejamento estratégico).